Virtuaalisen koulutuksen menestys riippuu koulutuksen suunnittelusta ja siitä, että se osallistaa ja aktivoi osallistujat, auttaa heitä oppimaan uuden taidon ja ylipäätään luo mielekkään oppimiskokemuksen. Keskeistä on pitää mielessä, että minkälaiseen virtuaaliseen tapahtumaan olet suunnittelemassa ja luomassa materiaaleja. Mikäli suunnittelet koulutusta esimerkiksi 15 hengelle, se on piirteiltään erilainen kuin vaikkapa webinaari, johon on osallistumassa 50 ihmistä. Tämän eron tunnistaminen on tärkeää, jotta koulutus voidaan suunnitella oikein. Kun tiedät millaiseen tilaisuuteen materiaalit on suunniteltava, päästään aloittamaan itse suunnitteluprosessi.
Kolme askelta virtuaalisen koulutuksen suunnitteluun Ensimmäinen asia mitä koulutukseen on mietittävä, ovat hyvin määritellyt oppimistavoitteet. Mitä osallistujiesi tulee tietää tai osata tehdä koulutuksen jälkeen? Mitä taitoja heillä pitäisi olla? Mitä haluttua käyttäytymisen muutosta tulisi tapahtua? Mitä heidän pitäisi aloittaa tekemään, tai mikä tekeminen pitäisi ehkä lopettaa?
Tavoitteiden on hyvä myös olla konkreettisia, tekemistä kuvastavia verbejä. Aika usein me kaikki kirjaamme tavoitteita ylös esimerkiksi siten, että ”osallistuja ymmärtää” tai ”osallistuja tietää koulutuksen jälkeen” mutta nämä ovat siinä mielessä hyvin haasteellisia ilmaisutapoja, koska ymmärtää ja tietää ovat subjektiivisia kokemuksia. Parempi olisikin ilmaista tavoite esimerkiksi näin ”koulutuksen jälkeen osallistuja tunnistaa…”, ”koulutuksen jälkeen osallistuja kykenee valitsemaan” jne. Tämä helpottaa jälkikäteen koulutuksen vaikuttavuuden arviointia, koska konkreettista tekemistä, joka lopulta vaikuttaa työsuoritukseen, pystytään paremmin arvioimaan.
Oppimistavoitteet määrittelevät koulutuksesi halutun lopputuloksen, ja sen, mitä haluat osallistujien kykenevän tekemään koulutuksen jälkeen. Ne myös määrittelevät sinulle mikä koulutuksessa on tärkeää, ja ohjaavat sinua koulutussuunnittelun prosessissa. Oppimistavoitteet ovat koulutuksesi perusta ja ne ovat välttämättömiä mille tahansa koulutukselle. Kun pohdit kutakin oppimistavoitetta, voit määrittää mitkä niistä kuuluvat virtuaaliseen livekoulutukseen ja mitkä taas ovat ehkä sellaisia, joita voidaan opiskella itsenäisesti joko ennen tai jälkeen koulutuksen. Tämä puolestaan mahdollistaa sen, että virtuaalinen koulutus voidaan koostaa hyvin eri tavoin, ja siihen voidaan sisällyttää monta erilaista osaa.
Siinä missä perinteinen kasvokkainen koulutus oli ehkä ajateltu yhden päivän kokonaisuudeksi, virtuaalinen koulutus voi koostua vaikka useammasta palasesta, esimerkiksi niin, että yksi palanen on ennen ensimmäistä koulutuskertaa luettava materiaali, jota puolestaan käsitellään ensimmäisellä virtuaalikoulutuskerralla, jonka jälkeen näistä opittuja asioita sovelletaan käytäntöön ennen seuraavaa virtuaalista koulutuskertaa.
Virtuaalisen koulutuksen etu on myös sen joustavuus, vähän kuin legopalikoissa; ne voidaan kasata yhteen lukemattomilla eri tavoilla ja purkaa taas osiksi. Voit palastella koulutuksen aiheen mukaan, ja taas rakentaa sen kokonaisuudeksi sillä tavoin, mikä soveltuu osallistujien tarpeeseen ja halutun oppimisen saavuttamiseen.
Oikein suunnitellut toteutustavat Kun koulutukselle on määritelty tavoitteet, seuraavaksi on valittava parhaat toteutustavat kullekin tavoitteelle. Jokainen tavoite määrittää sen, kuuluuko asia virtuaaliseen livekoulutukseen, vai esimerkiksi itsenäisesti läpikäytäviin materiaaleihin. Kun mietit tavoitteiden määrittelyä, kysy itseltäsi seuraavia kysymyksiä; mistä tiedät, että osallistujasi on oppinut? Onko kyse taidon havainnoinnista, vai voitko arvioida opittua esimerkiksi jonkin testin avulla? Hyvä keino tavoitteiden määrittelyyn on ensin pohtia, että - onko oppimistavoite jonkin tiedon omaksuminen? Jos on näin, niin tällöin tämä aihe voisi olla esimerkiksi osa ennen virtuaalista koulutusta luettavia materiaaleja. - hyötyvätkö osallistujat siitä, että ovat yhdessä oppimassa? Jos on näin, niin silloin tämä aihe kannattaa sisällyttää virtuaaliseen livekoulutukseen.
Näiden kysymysten esittäminen helpottaa sinua virtuaalisen koulutuksen suunnittelussa. Tämä myös varmistaa sen, että virtuaalisessa koulutuksessa käsiteltävät asiat ovat konkreettisia ja tuovat osallistujalle selkeää hyötyä. Osallistujien ei tarvitse kerääntyä virtuaaliseen koulutukseen lukeakseen materiaaleja yhdessä, mutta he hyötyvät siitä, jos he voivat yhdessä keskustella aiheesta ja vaihtaa kokemuksia.
Toinen asia mikä vaikuttaa toteutustapojen valintaan ovat organisaatiosi tekniset edellytykset ja myös osallistujien tekniset kyvykkyydet. Jos organisaatiolla ei esimerkiksi ole saatavilla monipuolista verkkokoulutusalustaa, ei kannata suunnitella koulutusta siten, että se sisältää esimerkiksi pienryhmätiloissa (breakout rooms) tehtäviä aktiviteetteja. Tai jos tiedetään, että koulutuksessa voidaan käyttää vain chattia ja kameraa, tällöin sinun tulee rakentaa koulutus niin, että hyödynnät näitä työkaluja mahdollisimman hyvin. On myös hyvä muistaa, että kaikkien osallistujien tekniset kyvykkyydet eivät ole samat. Siinä missä toinen oppii saman tien käyttämään erilaisia verkkopohjaisia työkaluja, toiselle voi olla vaikeaa päästä edes kirjautumaan samalle alustalle. Kun pidät nämä mielessä valitessasi parhaita mahdollisia toteutustapoja, sinun on huomattavasti helpompi koota virtuaalinen koulutuksesi yhteen.
Tavoitteisiin pääsyä tukevat aktiviteetit Kun olet määritellyt mitä aiheita tulet käsittelemään virtuaalisessa livekoulutuksessa, seuraava askel on valita soveltuvat aktiviteetit, jotka puolestaan edesauttavat ja mahdollistavat oppimistavoitteisiin pääsyn. Aktiviteettien valinta on hyvin samankaltainen kuin silloin, kun suunnittelet kasvokkaista koulutusta. Se, mikä on erilaista ovat työkalut, joita sinulla on verkkokoulutusalustalla: chatti, kyselyt, pienryhmätilat, piirtotyökalut jne. Jotkut aktiviteetit on helppo siirtää virtuaaliseen ympäristöön sopiviksi. Esimerkiksi parikeskustel kasvokkaisessa koulutuksessa voi olla parikeskustelua virtuaalisessa koulutuksessa chatin kautta tai pienryhmätilassa. Jos puolestaan haluat demonstroida jonkin ohjelman käyttöä, niin virtuaalisesti tämä onnistuisi jaetun näytön kautta.
Tärkeää on muistaa kaksi asiaa, kun suunnittelet virtuaalisen koulutuksen aktiviteetteja. 1. Aktivoi osallistujia muutaman minuutin välein. On tärkeää pitää osallistujien huomio kiinni juuri tässä hetkessä, koska meillä on niin paljon häiriötekijöitä ympärillämme, että jos koulutus menee yksisuuntaiseksi monologiksi, osallistujan mielenkiinto herpaantuu ja tällöin mm. sosiaalisen median selailu voi vaikuttaa mielekkäämmältä kuin koulutukseen keskittyminen. 2. Varmista, että kaikki mitä virtuaalisessa koulutuksessasi teet liittyy oppimistavoitteisiin pääsemiseen. Tavoite ei ole pitää osallistujia kiireisinä vain kiireellisyyden takia, vaan siksi, että he ovat sitoutuneita omaan oppimiseensa. Tästä syystä myös aktiviteettien on syytä olla relevantteja opittavan asian kannalta.
Ole luova, kun suunnittelet virtuaalisen koulutuksen aktiviteetteja. Ainoastaan mielikuvituksesi on rajana sille, mitä kaikkea voit virtuaalisessa ympäristössä tehdä. Esimerkiksi jos haluat hyödyntää jaettuja materiaaleja koulutuksessasi tai haluat osallistujien lukevan lyhyen tekstin dialta, pyydä osallistujia viittamaan viittaa-työkalun avulla, kun he ovat valmiita. Kun kysyt kysymyksiä, mieti pyydätkö osallistujia vastaamaan chatin, kyselyn tai ehkä valkotaulun kautta. Jos haluat kerrata asioita, mieti tapoja ja kysymyksiä, jotka ovat riittävän haasteellisia ja saavat osallistujan pohtimaan ja reflektoimaan. Tai jos pyydät osallistujia reflektoimaan opittua, mikset pyytäisi osallistujia kirjoittamaan ajatuksiaan dialle piirtotyökalujen avulla. Hyödynnä visuaalisuutta voimistaaksesi osallistujan muistamista. Mieti erityisesti koulutuksesi alkuminuutteja. Ensimmäisten viiden minuutin aikana osallistujasi tekevät päätöksen siitä, miten sitoutuneita he koulutukseen ovat, joten jos luot jo heti alkuun aktiivisuuden ja osallistamisen ilmapiirin, osallistujat kiinnittävät huomionsa tähän (joko tietoisesti tai tiedostamattomasti) ja näin ollen ovat huomattavasti sitoutuneempia koulutukseen.
Huomioi myös ajankäyttö. Tosiasia on, että yksi minuutti kasvokkaisessa koulutuksessa ei tarkoita samaa virtuaalisessa koulutuksessa. Monet aktiviteetit voi toteuttaa huomattavasti nopeammin virtuaalisesti, esimerkiksi esittelyt. Jos kasvokkain ihmiset esittelevät itsensä vuorotellen, tämä voi hyvinkin viedä 20 minuuttia, riippuen toki osallistujamäärästä. Virtuaalisessa koulutuksessa puolestaan esittelyt voidaan tehdä chatin kautta, tai vaikka piirtämällä oma kuva piirtotyökalujen avulla, jolloin aktiviteettiin kuluva aika saattaa olla vain 5 minuuttia. Vaikka kaikki aktiviteetit eivät välttämättä ole nopeampia virtuaalisesti, muista, että voit hyödyntää tässä alustan teknologiaa, ja se on yksi virtuaalisen koulutuksen monista eduista.
Ylipäätään, sovella hyviä koulutussuunnittelun periaatteita, kun jaksotat virtuaalisen koulutuksesi aktiviteetteja. Luo näille kaava, esimerkiksi esittele, harjoittele, sovella ja toteuta tätä kaavaa läpi koulutuksen. Käytä vuorovaikutteisia aktiviteetteja monipuolisesti ja hyödynnä luovuutta siinä, miten käytät eri työkaluja, jotta varmistat osallistujien mielenkiinnon ja sitoutumisen. Tämä puolestaan helpottaa osallistujien oppimista ja voit varmistaa, että opittavat asiat jäävät paremmin osallistujan mieleen ja ne pystytään paremmin siirtämään käytäntöön.